Учет ГСМ по топливным картам: вопросы, ошибки, помощь бухгалтеру

Учет расхода топлива регламентируется соответствующими приказами и рекомендациями ведомств и требует точности и знания нюансов предоставления отчетности. Кратко и по делу рассказываем, что важно учитывать, осуществляя учет ГСМ на предприятии.

Как вести учет ГСМ по топливным картам

Топливные карты являются безусловно самым удобным инструментом для ведения отчетности по расходу средств на ГСМ. Заказ топливных карт для организации должен быть осуществлен от лица предприятия. Получение заправочных карт должно быть зафиксировано через накладную по форме ТОРГ-12.

Выдача конкретной заправочной карты конкретному сотруднику также документируется. Вы можете это сделать через форму «передача материалов в эксплуатацию».

Пополнение топливных карт происходит двумя способами:

• безналичным пополнением расчетного счета, тогда водитель заправляет автомобиль топливом на определенные суммы;
• покупкой у АЗС номинальных объемов топлива – тогда учет по карте ведется в литрах, которые водитель заправляет во время совершения рейса, данный способ актуален, если организация выбрала монобрендовую топливную карту.

Когда водитель заправляет автомобиль на АЗС, он всегда получает фискальный чек. Информация также фиксируется в путевом листе – все путевые листы сдаются в бухгалтерию к окончанию очередного расчетного периода. Путевой лист нужен бухгалтеру для того, чтобы оформить траты на ГСМ как расходы предприятия.

Топливные карты удобны тем, что бухгалтер получает сводные транзакционные отчеты парой кликов в электронном виде. Также бумажные экземпляры направляются оператором заправочных карт на почтовый адрес, указанный организацией в договоре. В пакет документов входят, кроме прочего, счета-фактуры и универсальный передаточный документ. Бухгалтер сверяет информацию по путевым листам с отчетами, которые предоставляет оператор топливных карт. Таким образом исключаются противозаконные действия со стороны водителей и воровство топлива на предприятии.

Расчет объемов топлива для списания в каждом отчетном периоде производится с учетом норм, определенных Минтрансом, а также с учетом повышающих коэффициентов, учитывающих качество дорожного покрытия, погодные условия, рельеф местности и другие факторы. Факт списания топлива бухгалтерией утверждается документом «Требование-накладная».

Следующий этап – создание оборотно-сальдового документа. По этой ведомости остаток горючего на начало нового отчетного периода должен быть равен остатку, зафиксированному последним в текущем отчетном периоде путевым листом.

Возмещение НДС – возможность, которую предоставляют топливные карты. В системе НДС отражается по счетам 19 и 60 (дебет и кредит соответственно), возмещение происходит через проводку 68 – 19 (дебет и кредит).

Учет ГСМ по топливным картам в 1С

Бухгалтерская программа 1С предоставляет современный функционал для учета и списания топлива для коммерческих нужд. Так, учет оплаты ГСМ по заправочным картам осуществляется в разделе «Учет по путевым листам», что значительно упрощает как работу с программой, так и с документами.

Программа учитывает и хранит сведения по ТС и водителям – сотрудникам организаций, заполнение данной информации облегчает работу с учетными документами.

Далее необходимо зарегистрировать в системе все полученные предприятием топливные карты и отразить в ведомостях перечисленные на расчетный счет средства.

В конце отчетного периода в функционале «Покупки – Путевой лист» бухгалтер получает информацию об объеме купленного топлива. В совмещении с опцией «Маршрут» открывается возможность провести как поступление горючего, так и его списание.

Получение закрывающих документов от оператора проводится через вкладку «Топливо – Покупки – Поступление (накладные)». При правильно заполненных позициях оборотно-сальдовая ведомость отразит соответствие имеющихся в 1С подсчетов значениям в путевых листах.

Основные вопросы и типичные ошибки

Узнав, как проводить топливо, купленное по заправочным картам, бухгалтер редко сталкивается со сложностями в выполнении данной работы. Помогает и сам функционал программ. Например, в программе 1С автоматической ошибкой является дублирование счета 60 при совершении операций разделения объемов ГСМ, зафиксированных в путевых листах и отраженных в разделе «Поступление товаров». Чтобы этого дублирования не происходило, разработчики своевременно ввели открытие счета 76.15 в разделе «Путевых листов», и именно он участвует в бухгалтерских проводках.

Путаница со счетами, тем не менее, иногда всё же имеет место быть. Поэтому рекомендуется, во избежание спорных ситуаций, использовать забалансовые счета, если речь идет о бюджетных предприятиях либо некоммерческих / коммерческих организациях. В первом случае рабочим счетом является 03, во втором – 006.

Получение топливных карт для организаций без платы за выпуск – распространенная практика. Однако, как мы определили выше, чет полученных компанией карт должен осуществляться в любом случае. Поэтому рекомендуем бухгалтерам использовать вышеобозначенные счета 03 и 006 для оформления учета полученных носителей. Сумму можно указать всего в 1 рубль.

Если организация закупает оптовые объемы светлых нефтепродуктов для питания моторов коммерческих транспортных средств, а также самостоятельно осуществляет хранение этих объемов, потребуется вводить дополнительные данные в формы учёта. Такой сегмент называется Транспортно-заготовительные расходы (ТЗР). Чётко регламентированным нормативными актами определений, что относится к ТЗР, нет, поэтому коммерческая организация может квалифицировать рассматриваемые нами траты как ТЗР. При этом такая категория расходов включается в фактически определенную себестоимость ГСМ.

Наконец, довольно частый случай – это несоответствие фактического объема купленного горючего нормативам затрат на ГСМ на предприятии, определенным в соответствии с рекомендациями Минтранса и других ведомств. Конечно, для начала можно проверить, учтены ли все повышающие коэффициенты при подсчетах. Если ответ положительный, есть решение – отнести траты, превосходящие лимит, к внереализационным расходам. Эта категория затрат включает в себя обоснованные затраты на осуществление деятельности, не связанной напрямую с производством и/или реализацией.